Einen Überblick über die erledigten Tätigkeiten der einzelnen Mitarbeiter*innen zu haben, kann viele Probleme im Unternehmen vorbeugen und durchaus hilfreich sein. Mit einem Tätigkeitsnachweis haben Unternehmer das perfekte Tool an der Hand, um eine Übersicht über die erbrachte Arbeitsleistungen ihrer Mitarbeiter*innen zu haben und entsprechende Maßnahmen zu treffen. Durch den Tätigkeitsnachweis lässt sich beispielsweise erkennen, ob Aufgaben anders verteilt werden sollten, um die Effizienz zu steigern und die Mitarbeiter*innen zu entlasten. Im Folgenden werden wir den Tätigkeitsnachweis einmal genauer unter die Lupe nehmen.
Was ist ein Tätigkeitsnachweis?
Von der Bezeichnung lässt es sich bereits ableiten, worum es sich handelt. Der Tätigkeitsnachweis ist ein Nachweis über eine erbrachte Tätigkeit einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters im Unternehmen.
Also eine Dokumentation der erledigten Aufgaben im Rahmen der Anstellung.
Die meisten Auszubildenden kennen diesen Nachweis unter der Bezeichnung 'Berichtsheft'. Beide Protokollierungen sind auf die gleiche Stufe zu stellen. Der Unterschied ist jedoch, dass die Form des Tätigkeitsnachweises nicht vorgeschrieben ist. Bei einem Berichtsheft sieht das etwas anders aus. Beide Dokumente haben jedoch eine Gemeinsamkeit. Sie müssen schriftlich erfolgen! Aber warum kann ein Tätigkeitsnachweis hilfreich sein? Mitarbeiter*innen haben mit der Unterschrift des Arbeitsvertrages zugestimmt, gewisse Aufgaben zu erfüllen. Um zu prüfen, ob diese im Unternehmen erbracht werden, kann ein Tätigkeitsnachweis verlangt werden. Von Unternehmensseite aus ist es also vollkommen legitim, einen Nachweis von den Mitarbeitenden zu verlangen. Fakt ist: Ein Tätigkeitsnachweis ist für die Kontrolle erbrachter Leistungen durchaus sinnvoll. Außerdem dient diese Art von Protokollierung dazu, verschiedene Prozesse im Unternehmen mit einer Bearbeitungszeit zu belegen und bei Bedarf zu optimieren. In manchen Branchen ist ein Tätigkeitsnachweis für die Abrechnung der Leistung erforderlich, zum Beispiel in der Handwerkerbranche.
Was sollte ein Tätigkeitsnachweis beinhalten? Eine formelle Vorlage für den Tätigkeitsnachweis gibt es nicht. Er muss lediglich schriftlich erfolgen, weshalb Unternehmen auch auf die digitale Variante setzen können, um nachhaltiger mit Ressourcen umzugehen. Tipp: Es gibt spezielle Programme, welche die Arbeitszeit erfassen und wo Tätigkeiten dokumentiert werden können. Ansonsten sollte der Tätigkeitsnachweis unter anderem diese Fakten enthalten:
Name des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin
Firmenname
Zeitraum der Tätigkeit (kann die Woche oder der Monat sein)
Datum der Tätigkeit
Art der Tätigkeit/ Beschreibung, wenn gewünscht
Schlussendlich müssen die Angaben vom Arbeitgeber und-nehmer unterzeichnet werden.
Arbeitsnachweis vs. Tätigkeitsnachweis Sehr oft wird der Arbeitsnachweis mit dem Tätigkeitsnachweis vertauscht. Aber was unterscheidet die beiden Dokumente? Der Tätigkeitsnachweis ist eine schriftliche Bestätigung für die geleistete Arbeit. Er dient hauptsächlich zur Kontrolle der Arbeit im Unternehmen. Der Arbeitsnachweis als Ersatz für den Arbeitsvertrag anzusehen, wenn dieser noch nicht schriftlich erfolgte. Im Arbeitsnachweis müssen folgende Angaben enthalten sein:
Anschrift
Name des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin
Name des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin
Dauer Anstellung
Start Anstellung
Arbeitsort
Beschreibung der Tätigkeiten des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin
Höhe des Arbeitsentgelts
Arbeitszeit
Urlaubstage
Kündigungsfrist
Alternativ gibt es noch eine Arbeitsbescheinigung, die lediglich das Arbeitsverhältnis bestätigt. Einhalten sollte diese unbedingt den Beginn der Tätigkeit und die Art der Beschäftigung.