Haben Sie in Ihrem Unternehmen bereits mit einem Personalfragebogen gearbeitet? Noch haben Sie keine Erfahrungen, möchten das aber gerne ändern? In diesem Blogbeitrag finden Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen alle wichtigen Informationen rund um den Personalfragbogen.
Was ist ein Personalfragebogen?
Ein Personalfragebogen ist ein Formular, das von Unternehmen oder Organisationen verwendet wird, um Informationen von potenziellen oder bestehenden Mitarbeitenden zu sammeln. Der Personalfragebogen enthält in der Regel Fragen zu persönlichen Daten wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Darüber hinaus können Fragen zu Bildungsabschlüssen, Berufserfahrung, beruflichen Fähigkeiten, Interessen, Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit, Arbeitszeitpräferenzen und anderen relevanten Themen gestellt werden. Der Personalfragebogen hilft Unternehmen, wichtige Informationen über potenzielle Mitarbeiter*innen zu sammeln und diese Informationen in ihre Personalentscheidungen einfließen zu lassen. Jedoch kann er auch verwendet werden, um bestehende Mitarbeitende zu bewerten oder um Informationen über deren Meinungen und Einstellungen zu sammeln. In einigen Fällen kann der Personalfragebogen auch als Instrument zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie dem Nachweis der Einstellungspraktiken oder der Verwaltung von Leistungsbeurteilungen zur Anwendung kommen.
Tipp: Bei einer Neueinstellung sollte der Fragebogen als Referenz zum Bewerbungsformular dienen. Er kann deswegen auch Online angeboten werden, beispielsweise wenn Sie in Ihrem Unternehmen Initiativbewerbungen anbieten.
Wann wird ein Personalfragebogen verwendet?
Ein Personalfragebogen wird in der Regel verwendet, wenn Unternehmen oder Organisationen neue Mitarbeitende einstellen oder bestehende bewerten möchten. Hier sind einige spezifische Situationen, in denen Sie einen Personalfragebogen typischerweise einsetzten können:
Neueinstellungen: Wenn Sie neue Mitarbeiter*innen einstellen möchten, ist es üblich, Personalfragebögen zu verwenden, um Informationen von potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten zu sammeln. Dies hilft Ihnen, einen Überblick über die beruflichen Qualifikationen, die Arbeitserfahrung und die Persönlichkeits- eigenschaften der Bewerber*innen zu erhalten. So können Sie die Bewerbenden leichter vergleichen und sich für einen oder eine entscheiden.
Leistungsbeurteilungen: Personalfragebögen können auch verwendet werden, um die Leistung bestehender Mitarbeiter*innen zu bewerten. Dies kann dazu beitragen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen in der Arbeitsstruktur vorzunehmen.
Arbeitsplatzanpassungen: Unternehmen können Personalfragebögen verwenden, um Informationen über die Präferenzen von Mitarbeiter*innen zu sammeln, z B. bezüglich Arbeitszeit, Arbeitsaufgaben und Vergütung. Diese Informationen können dann genutzt werden, um Anpassungen am Arbeitsplatz vorzunehmen, die zur Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden beitragen können.
Forschungszwecke: Personalfragebögen können auch in der Forschung verwendet werden, um Informationen über Mitarbeiter*innen, Arbeitsbedingungen oder Arbeitsumfelder zu sammeln. Die gesammelten Daten können dann zur Entwicklung von Richtlinien oder zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen dienen.
Es ist wichtig anzumerken, dass die Verwendung von Fragebögen in der Regel an bestimmte rechtliche Anforderungen gebunden ist. Dazu erfahren Sie jetzt mehr!
Welche Fragen können in einem Personalfragebogen stehen?
Ein Personalfragebogen kann eine Vielzahl von Fragen enthalten, die auf verschiedene Aspekte der Person und ihrer Eignung für eine bestimmte Stelle abzielen. Die Fragen lassen sich je nach Nutzung des Fragebogens individuell gestalten. Hier sind einige Beispiele für Fragen, die in Ihrem Personalfragebogen stehen könnten:
Persönliche Informationen: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Anzahl der Kinder, Notfallkontakt, usw..
Beruflicher Hintergrund: Ausbildung, Berufserfahrung, spezielle Fähigkeiten, Zertifikate, Mitgliedschaften in Berufsverbänden, usw..
Sprachkenntnisse: Welche Sprachen beherrscht die Bewerberin oder der Bewerber? Auf welchem Niveau?
Technische Fähigkeiten: Kenntnisse in spezieller Software, Programmiersprachen, Office-Anwendungen, usw..
Soft Skills: Führungserfahrung, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Problemlösungsfähigkeit, usw..
Gehaltsvorstellungen: Welches Gehalt erwartet die sich bewerbende Person?
Verfügbarkeit: Wann kann die Bewerberin oder der Bewerber anfangen? Wie flexibel ist er oder sie bezüglich der Arbeitszeit?
Referenzen: Namen und Kontaktdaten von vorherigen Arbeitgebenden oder anderen Personen, die eine Referenz geben können.
Sonstiges: Interessen, Hobbys, Ehrenamtliches Engagement, usw..
Sie bemerken sicherlich an dieser Stelle bereits, dass einige der Informationen auch in Bewerbungen integriert sind. Da die Bewerbungen jedoch sehr unterschiedlich gestaltet sind, ist es für Unternehmen immer ratsam, den Personalfragebogen zu nutzen, damit man alle Daten einheitlich vor sich hat.
Welche Fragen dürfen nicht in einem Personalfragebogen stehen?
Es gibt bestimmte Fragen, die Sie in Ihrem Personalfragebogen aufgrund von Diskriminierungsrisiken und rechtlichen Bestimmungen vermeiden sollten.
Hier sind einige Beispiele von Fragen, die Sie vermeiden sollten um Ihren Fragebogen wirklich rechtssicher nutzen zu können:
Fragen nach ...
der sexuellen Orientierung oder Geschlechtsidentität
der Religion oder Weltanschauung
der politischen Meinung
der ethnischen Herkunft
einer Behinderung oder chronischen Krankheit
Familienstand oder Kinderwunsch
Gewerkschaftszugehörigkeit
Vorstrafen oder Straftaten, die nicht mit der Stelle in Zusammenhang stehen
Es ist wichtig, dass Personalfragebögen nur Fragen enthalten, die unmittelbar mit der ausgeschriebenen Stelle in Verbindung stehen, um nicht in die Privatsphäre der Kandidatinnen und Kandidaten einzugreifen und um deren Auswahl zu erleichtern. Darüber hinaus sollten Sie keine Fragen stellen, die dazu führen könnten, dass bestehende Mitarbeiter*innen sich angegriffen fühlen. Wenn Sie sich unsicher sind, welche Fragen zulässig sind, sollten Sie sich von einem Rechtsanwalt oder einer Rechtsanwältin oder einer Anwaltskanzlei beraten lassen.
Was muss man bezüglich des Datenschutzes beim Personalfragebogen beachten?
Das Thema Datenschutz gehört für Unternehmen in zahlreichen Bereichen zum Tagesgeschäft. Speziell in diesem Fall greift jedoch der 'Beschäftigtendatenschutz'. Aber worum genau handelt es sich bei dem Beschäftigtendatenschutz?
Im Allgemeinen geht es hierbei um den Datenschutz im Arbeitsverhältnis, also wie personenbezogene Daten von Beschäftigten in einem Unternehmen verarbeitet werden und wie mit ihnen umgegangen wird.
Der Beschäftigtendatenschutz regelt, wie Arbeitgeber*innen mit den persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter*innen umgehen dürfen, welche Daten erhoben werden dürfen, wie sie gespeichert, verarbeitet und geschützt werden müssen. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie als Unternehmen unbedingt beachten sollten:
Freiwilligkeit: Die Angabe der persönlichen Daten sollte freiwillig sein. Es darf keine Pflicht zur Offenlegung persönlicher Informationen geben.
Zweckbindung: Die im Fragebogen erfassten Daten sollten nur für den angegebenen Zweck verwendet werden, z. B. für die Bewerbung um eine Stelle. Eine Weitergabe an Dritte oder eine Verwendung für andere Zwecke ist nicht zulässig.
Datensparsamkeit: Es sollten nur die Daten erhoben werden, die für den angegebenen Zweck erforderlich sind. Es ist nicht zulässig, unnötige oder überflüssige Informationen zu sammeln.
Transparenz: Der Fragebogen sollte klar und verständlich sein und die Verwendung der Daten sollte transparent gemacht werden
Datenschutzrechtliche Information: Vor dem Ausfüllen des Fragebogens, sollte die ausfüllende Person eine datenschutzrechtliche Information erhalten, in der Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informiert wird.
Speicherfristen: Die Daten sollten nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert werden und danach gelöscht oder anonymisiert werden.
Sicherheit: Die Daten sollten angemessen gesichert werden, um einen unbefugten Zugriff oder eine unbefugte Verwendung zu verhindern.
Es ist enorm wichtig, dass Sie alle Ihre Pflichten in Sachen Datenschutz kennen und einhalten. Sollten Sie hierzu Fragen haben, holen Sie sich am besten die Fachperson für Datenschutz mit ins Boot.
Wer füllt einen Personalfragebogen aus?
In der Regel wird der Personalfragebogen von Bewerbenden ausgefüllt. Der Fragebogen enthält Fragen zu persönlichen Informationen der sich bewerbende Person wie Name, Anschrift, Alter, Ausbildung, Berufserfahrung und weiteren relevanten Informationen. Der Zweck des Fragebogens ist es, der Arbeitgeberin/dem Arbeitgeber einen Überblick über die Qualifikationen der Bewerber*in zu geben und festzustellen, ob er oder sie für die ausgeschriebene Stelle geeignet ist. Es ist jedoch auch möglich, dass der Personalfragebogen von der Personalabteilung oder einem*r Personalvermittler*in ausgefüllt wird, wenn es beispielsweise um die Erfassung von Informationen zu Zeitarbeitnehmenden oder Freelancern geht. In diesem Fall ist es jedoch wichtig, dass die sich bewerbende Person über die gesammelten Informationen und deren Verwendung informiert wird und ihre Zustimmung zur Verarbeitung ihrer Daten gegeben hat.
Was passiert mit dem Personalfragebogen?
Der Personalfragebogen wird von Arbeitgebenden in der Regel verwendet, um Informationen über Bewerber*innen und Mitarbeiter*innen zu sammeln, die für die Einstellung, die Verwaltung von Arbeitsverhältnissen und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen erforderlich sind. Nachdem der Fragebogen ausgefüllt wurde, wird er normalerweise in der jeweiligen Personalakte aufbewahrt. Die Daten aus dem Personalfragebogen werden von den Arbeitgebenden in der Regel nur für bestimmte Zwecke verwendet, wie zum Beispiel zur Überprüfung der Qualifikationen einer sich bewerbende Person oder zur Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Alle gesammelten Daten werden vertraulich behandelt und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder die sich bewerbende Person hat ihre ausdrückliche Zustimmung gegeben. Die Dauer der Aufbewahrung von Personalfragebögen kann je nach Gesetzgebung und Unternehmensrichtlinien unterschiedlich sein. In der Regel werden die Daten jedoch so lange aufbewahrt, wie sie für die oben genannten Zwecke erforderlich sind und dann entsprechend den geltenden Datenschutzbestimmungen gelöscht oder anonymisiert.
Wie lange wird eine Personalakte aufbewahrt?
Die Aufbewahrungsdauer einer Personalakte hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise den geltenden Gesetzen und Vorschriften, der Art der Daten und der Größe des Unternehmens. Hier sind einige allgemeine Richtlinien:
Arbeitsverhältnis besteht: Solange das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber*in und Mitarbeiter*in besteht, wird die Personalakte aufbewahrt-
Ende des Arbeitsverhältnisses: Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird die Personalakte für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt. In Deutschland beträgt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für personenbezogene Daten in der Personalakte in der Regel sechs Jahre. In anderen Ländern können die Aufbewahrungsfristen unterschiedlich sein.
Besondere Umstände: In einigen Fällen, wie beispielsweise bei Arbeitsunfällen oder bei Konflikten mit dem Arbeitgebenden, können die Daten länger aufbewahrt werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von Personalakten einhalten müssen. Die Personalakte enthält sensible Informationen über die beschäftigte Person, daher ist es wichtig, dass sie sicher aufbewahrt wird und nur für autorisierte Personen zugänglich ist. Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen die Daten vernichtet werden, um sicherzustellen, dass sie nicht mehr missbräuchlich verwendet werden können.
Ist der Personalfragebogen Pflicht?
Der Personalfragebogen ist in der Regel keine gesetzliche Pflicht, aber viele Arbeitgebende nutzen ihn als Hilfsmittel zur Verwaltung von Personal- und Arbeitsverhältnissen. Haben auch Sie vor, einen solchen Personalfragebogen einzuführen? Dann sollten Sie unbedingt die gesetzlichen Vorschriften beachten, die sich auch mit dem Thema Datenschutz befassen. Arbeitgebende sind dazu verpflichtet, bei der Verwendung von Personalfragebögen die geltenden Datenschutzgesetze und -bestimmungen einzuhalten. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Sie nur die Informationen sammeln, die für die spezifischen Zwecke erforderlich sind und dass Sie diese vertraulich behandeln und nur für autorisierten Personen zugänglich machen. Es ist auch wichtig zu beachten, dass Bewerber*innen oder Mitarbeiter*innen das Recht haben, bestimmte Informationen auf dem Personalfragebogen zu verweigern oder einzuschränken, insbesondere wenn es um personenbezogene Daten geht. Darüber hinaus müssen Arbeitgebende die Einwilligung der mitarbeitenden Person einholen, bevor sie personenbezogene Daten sammeln, verwenden oder offenlegen (Stichwort: Datenschutzrechtliche Informationen).